W poprzednim artykule (czytaj również Paragony, paragony – zaczynamy spisywanie wydatków) pisałem, że kategoryzacja jest jednym z najbardziej istotnych obszarów spisywania wydatków. Powoduje powstanie największych dylematów związanych z ilością kategorii oraz czytelnością i użytecznością generowanych raportów, ponieważ z jednej strony chcemy mieć możliwość odpowiedzi na wszystkie pytania, a z drugiej nie chcemy przepisywać wszystkich pozycji z paragonu.
Z własnego doświadczenia wiem, że stworzenie dobrego kompletnego systemu kategoryzacji przychodów i wydatków jest bardzo trudne lub nawet praktycznie nie możliwe. Model kategorii będzie zmieniać się w czasie w zależności od naszych potrzeb i zmian otoczenia finansowego. Ważne jest, aby lista kategorii była na tyle prosta by mieściła się w głowie, tak aby kategoryzując koszty nie szukać po liście worka, do którego chcemy ten koszt wrzucić.
W dzisiejszym wpisie postaram się przedstawić kilka przykładowych modeli kategorii wydatków. Będą tu zarówno proste modele przeznaczone na początek procesu spisywania wydatków oraz bardziej rozbudowane zawierające dużo bardziej szczegółowe kategoryzację przychodów i kosztów. Pokażę jak tworzyć wielowymiarowe kategorie poprzez dodawanie podkategorii oraz tagów pozwalających na dużo bardziej rozbudowane opisywanie kosztów jak np. zakup ubrań dla konkretnej osoby na ostatnich wakacjach.
Od szczegółu do ogółu - pojedyncza transakcja
W większości przypadków każdy paragon do pojedyncza transakcja. Oczywiście w zależności od możliwości stosowanego programu oraz potrzeb związanych z kategoryzacją może zdarzyć się, że pojedynczy paragon trzeba będzie zapisać w ramach kilku transakcji. Wrócę jeszcze do tego tematu, ale aby lepiej zrozumieć przyczynę takiego stanu trzeba poznać możliwości używanego programu.
Osobiście korzystam z aplikacji MoneyWiz, która bardzo dobrze sprawdza się w moim przypadku oferując zarówno możliwość ręcznego wprowadzania wpisów jak również automatycznego pobierania ich z systemu transakcyjnego banku. Wróćmy jednak do tematu pojedynczej transakcji i możliwości jej zapisu w programie.
Nim wybrałem obecnie używaną aplikację przejrzałem kilka z nich i w większości przypadków różnice między nimi są zazwyczaj kosmetyczne skupiające się na walorach estetycznych i graficznych. Będę posługiwać się nazewnictwem występującym w mojej aplikacji, ale jestem przekonany, że nie będziesz mieć problemu, wszystkie te pola zaleźć w swojej. W przypadku, gdy podejmiesz decyzję o używaniu do spisywania wydatków własnego arkusza kalkulacyjnego to zachęcam się, abyś tworząc go stosował poniższą listę pól. Wszystkie dostępne pola podczas opisywania transakcji możemy podzielić na wymagane i opcjonalne i mimo, że mamy wybór, co uzupełnić z koniecznością uzupełnia części pól nie możemy dyskutować:
- Konto (pole wymagane) – czyli porostu źródło, z którego pokrywamy dany wydatek. O tym co może być kontem pisałem w poprzednim wpisie, do które link znajdziesz na początku tego artykułu. Dzięki rozdzielu kont możemy na bieżąco sprawdzać stan konta ROR, gotówki czy karty kredytowej.
- Kwota (pole wymagane) – czyli sumaryczna wartość danego wydatku (przeważnie wartość całego paragonu)
- Odbiorca (pole wymagane) – czyli osoba/firma, której płacimy lub która nam płaci. Będzie to nazwa firmy, sklepu, urzędu. Jeżeli pobieramy transakcje z banku, będzie to nazwa widoczna na liście transakcji w banku.
- Opis (pole opcjonalne) – krótka informacja dotycząca transakcji
- Kategoria (pole wymagane) – kategoria/podkategoria do której trafi opisywana transakcja, ale to tym będę szerzej pisać za chwilę.
- Data transakcji i godzina transakcji (pole wymagane)
- Status transakcji (pole wymagane) – zatwierdzone / oczekujące
- Notatki (pole opcjonalne) – dowolna notatka dotycząca danej transakcji. Czasami krótko opisuję niektóre zakupione przedmioty, lub w przypadku transakcji zagranicznych wpisuję tu kwotę w oryginalnej walucie.
- Zdjęcie (pole opcjonalne) – tu można zapisać np zdjęcie paragonu lub produktu.
- Tag (pole opcjonalne) – pole może być wykorzystywane w raportach oferowanych przez system. Możemy użyć go na przykład do określenia kogo lub czego dokładniej tyczyła opisywana transakcja. Np zakup paliwa do samochodu/skutera, którego dziecka dotyczył zakup ubrania lub opłata za zajęcia. Tak na dobrą sprawę jest to zupełnie dowolny dodatkowy wymiar kosztu i tylko od naszych potrzeb zależy co tam wpiszemy.
Przykładowy widok pojedynczej transakcji przedstawia się następująco:
W powyższej transakcji możemy wyczytać, że dotyczyła zakupu paliwa na stacji Shell. Widzimy kiedy miała miejsce, gdzie oraz że to dotyczyła samochodu, a nie skutera. Widzimy również, że zakup był opłacony z karty kredytowej Citibanku.
Otwierając ten wpis za jakiś czas nie będę się zastanawiać skąd taka kwota, ponieważ widać, że tankowałem swoje auto, a nie np. skuter. Patrząc na datę (zima), to raczej logiczne, ale w ostatnich latach nie możemy mieć już takiej pewności.
Wujek dobra rada - kilka wskazówek do opisów transakcji
Już kilka razy siadałem do spisywania swoich wydatków i mam w tej materii pewne wnioski, którymi chciałbym się z Tobą podzielić, abyś nie musiał mierzyć się z błędami, które wcześniej już popełniłem. Od samego początku moich rozważań dotyczących spisywania wydatków powtarzam, że kluczem do posiadania wartościowych danych jest dobre opisywanie pojedynczych wydatków. Bardzo, często zdarza się, że kategorie i podkategorie o nazwach “Inne” stają się zbyt często wykorzystywanie i w efekcie końcowym mimo włożonej pracy nie wiesz na co poszły Twoje pieniądze, bo analizując koszty widzisz jedynie wielki worek “Inne wydatki”. Podobnie sytuacja w przestawia się w przypadku kontrahentów u których wydajesz pieniądze. Określenie ich mianem nazwy “sklep” nie wiele będzie ci mówić. A co jeśli postanowisz zwrócić impulsywnie kupiony błędny produkt lub nietrafiony prezent. Fajnie było by sprawdzić gdzie i kiedy został kupiony i czy można go jeszcze zwrócić.
Pamiętaj, że im lepszej jakości są poszczególne opisy transakcji tym większe osiągniesz korzyści analizując zebrane dane. Oczywiście kij ma dwa końce i nie należy popadać w skrajności rozbijając każdy paragon na pojedyncze produkty.
Dobre opisy transakcji przydają się również z czasem kiedy posiadane produkty przestają być nam potrzebne. Jakiś czas temu o procesie pozbywania się niepotrzebnych rzeczy (przeczytaj również: Instynkt zbieractwa w naszej naturze – niepotrzebne rzeczy vs. oszczędzanie). Planując ich sprzedaż praktycznie zawsze przydaje się nam informacja gdzie, kiedy i za ile je nabyliśmy. Choćby po to, aby określić cenę sprzedaży, sprawdzić czas obowiązywania gwarancji lub po prosty aby odpowiadać potencjalnym kupującym na pytania dotyczące przedmiotu transakcji.
Przygotowując się do opisania poszczególnych transakcji możesz zastosować poniższy zestaw rad, który ułatwi Ci to zadanie na samym początku Twoje przygody:
- W każdej kategorii i podkategorii dodaj worek “inne“, który pozwoli Ci na wpisywanie paragonów, których po czasie nie będziesz w stanie odszyfrować lub będziesz zapisywać wydatek nie mieszczący się w żadnej z obecnie posiadanych kategorii. Pamiętaj, aby na koniec miesiąca sprawdzić czy wydatki w tych kategoriach nie puchną za bardzo. Wtedy koniecznie postaraj się wydzielić z nich wydatki, które chcesz obserwować.
- Staraj się, aby wszyscy “wielorazowi” odbiorcy byli jednoznacznie nazwani, co pozwoli Ci szybko i sprawnie wybierać ich podczas spisywania paragonów. Dzięki takiemu podejściu będziesz w stanie szybko zrobić zestawienie gdzie i na co zostawiasz najwięcej pieniędzy. Pamiętaj jednak, że importując transakcje z banku automatycznie mogą pojawić Ci się odbiorcy w zbyt dokładnym rozbiciu.
- Odbiorcy jednorazowi, z którymi nie będziesz miał więcej nic wspólnego mogą być umieszczani w workach Inne, lub nazywanie ogólnie z nazwą np. w nawiasie, aby można było ich prosto identyfikować. Nie ma sensu tracić energii na takich odbiorców.
Prosty model kategorii
Nie zawsze potrzebujemy bardzo rozbudowanej listy kategorii. Szczególnie na początku nasze zapotrzebowanie na dane nie należy do największych i właśnie dlatego swoją przygodę ze spisywaniem wydatków powinieneś zacząć od kilku podstawowych kategorii, które pozwolą ci zapanować nad swoimi wydatkami. Sposób kategoryzacji przychodów i kosztów jest bardzo spersonalizowanym modelem opartym o nasze potrzeby. Pamiętaj, aby nie podchodzić bezkrytycznie do modeli, które uda Ci się znaleźć w sieci jak również tych, które są tutaj. Zastanów się czego oczekujesz od danych, które zaczniesz zbierać i na tej podstawie dokonaj niezbędnych modyfikacji, aby na koniec wypracować swoją idealną kategoryzację.
Ufam, że ten wpis pomoże Ci w tym zadaniu, jednak proszę czytając moje propozycje staraj się szukać w nich wad i zalet w odniesieniu do Twojej sytuacji. Możesz nie szczędzić krytyki modelowi, który Ci zaproponuje, ale pamiętaj, że moja propozycja bazuje na tym czego ja potrzebuje. A tak jak powiedziałem wcześniej kategoryzacja jest bardzo zależna od potrzeb odbiorcy. Przyjmij zatem, że to o czym ty piszę jest najlepszym co mam, ale dla Ciebie powinno być jedynie surową formą, w której musisz wydobyć sobie swój diament.
Na pytanie co moim zdaniem powinno być kategorią najbardziej odpowiednią odpowiedzią jest to co chcesz mierzyć i wydobyć ze swoich przychodów i kosztów. Najprostszy model jaki w tej chwili przychodzi mi do głowy będzie wyglądać następująco:
- Jedzenie i chemia
- Zdrowie i higiena
- Ubranie
- Mieszkanie – w tym czynsz, wynajem, kredyt i media
- Inne opłaty i rachunki
- Rozrywka – tu trafiają wydatki na hobby, kino, wyjścia ze znajomymi itd.
- Komunikacja – wszystko z transportem się: bilety ZTM, kolej, paliwo, serwis auta
- Inne wydatki – wszystko co nie mieści się w powyższych kategoriach
Oczywiście aż tak prosta kategoryzacja nie jest dobrym rozwiązaniem, ale jest bardzo dobrym punktem, aby zacząć budować swoją. Jeśli na chwilę obecną nie masz koncepcji na budowę swojego modelu i właśnie to powstrzymuje Cię od rozpoczęcia spisywania wydatków to weź chociaż tą i zacznij już dziś. Gwarantuję, że po niedługim czasie zobaczysz czego brakuje w Twoich raportach i bez kłopotu dostosujesz ten model.
Szczegółowe modele kategoryzacji wydatków
Zamieszczony powyżej model nie dał by mi wielu informacji na temat tego jak wydaję pieniądze oraz gdzie mogę szukać oszczędności. Takie rozbicie bez większych problemów jestem w stanie zrobić z głowy na kartce papieru. Dlatego moja kategoryzacja jest znacznie dłuższa i dodatkowo zawiera wiele podkategorii. Podkategorie pozwalają mi dokładniej analizować dane i poszukiwać odpowiedzi na moje pytania.
Grupowanie podkategorii, kategorii jest bardzo istotne przy planowaniu budżetu domowego. Mamy wtedy możliwość wprowadzenia limitu wydatków na poszczególne podkategorie lub nawet całe kategorie. Możemy określić że nie chcemy wydać na kawę więcej niż 200zł lub na całe zakupy spożywcze więcej niż 3000zł, bez względu na to czy będzie tam kawa czy nie.
Poniżej zamieszczam przykładową wizualizację pierwszego poziomu kategorii:
Przykładowo kliknięcie w kategorię “Gospodarstwo domowe” powoduje wyświetlenie wykresu podkategorii:
Program pozawala na eksplorację dowolnej kategorii co pozwoli na analizę tego co się w niej znajduje. Dodatkowo po wykresem aplikacja udostępnia listę poszczególnych wydatków wchodzących w skład danej kategorii. Pozwala to na szybką weryfikację danych i ewentualne szybkie korekty błędów.
Aplikacja oprócz wykresów pozwala również na generowanie zestawień tabelarycznych, gdzie widać jak na dłoni jakie wydatki zmieniają w czasie lub rozkładają po kategoriach.
Oczywiście dostępne są również raporty realizacji poszczególnych budżetów dla dowolnego okresu, gdzie widać jak respektujemy stawiane sobie limity.
W przypadku tworzenia listy kategorii warto tak samo jak w przypadku odbiorców kierować się określonymi zasadami. Tak jak w przypadku odbiorców dzieliliśmy ich na jedno i wielorazowych, tak samo w przypadku kategorii jeżeli jakiś rodzaj wydatku chcemy obserwować wraz z upływem czasu powinniśmy stworzyć dla niego osobną kategorię, jeśli nie zależy nam na tym pozostańmy przy kategorii nadrzędnej lub w przypadku najwyższego poziomu skorzystajmy z kategorii “Inne”.
Pamiętaj tylko, że nie warto przesadzać z dokładnością, ponieważ jej wzrost będzie wymagać coraz więcej niepotrzebnej pracy co będzie skutkować obniżeniem motywacji do dalszego spisywania wydatków. Dobrze jest pamiętać wszystkie używane kategorie, aby wpisując nowy wydatek nie zastanawiać na tym, do której kategorii go wrzucić.
Korzystając z aplikacji cenię sobie fakt, że aplikacja wspiera mnie w wprowadzaniu kosztów i podpowiada mi odpowiednie kategorie dla moich wydatków. Sprawdza się to nawet dla podkategorii, kiedy widzę wprowadzany element z całą gałęzią powyżej.
Tak jak pisałem wcześniej w każdej kategorii staram się umieścić worek “Inne”. Dzięki temu w każdej kategorii, rzeczy na które nie masz przygotowanej podkategorii trafią właśnie do worka inne. Zachęcam Cię również o pilnowania, aby te Inne nie rozrosły się za bardzo oraz aby w każdej kategorii nazywały się tak samo. Dużo łatwiej zapamiętać jedno słowo zamiast wielu podobnych .
Poniżej załączam Ci kilka przykładowych list kategorii w formie arkuszy kalkulacyjnych lub plików PDF. Oczywiście traktuj te listy jako wstęp do swojej kategoryzacji i pamiętaj, że wybierając dowolny program do kategoryzacji na pewno będzie zawierać predefiniowaną listę kategorii.
- Moja kategoryzacja – zamieszczam moją roboczą kategoryzację nad którą cały czas pracuję. Biorąc pod uwagę, że moje potrzeby zmieniają się dość dynamicznie jestem przekonany, że ciękżko będzie mi osiągnąć docelowy model. W zależności od potrzeb poszczególne kategorie będą się rozkładać na mniejsze, a inne staną się mniej szczegółowe.
- Kategoryzacja MBanku – kategoryzacja dostępna w aplikacji Mbanku umożliwiające zarządzanie przychodami i kosztami na rachunkach MBanku
- Kategoryzacja w serwisie Kontomierz.pl– kategoryzacja, która została przygotowania przez twórców serwisu Kontomierz.pl
Kategoryzacja Rafała: Arkusz kalkulacyjny lub PDF
Kategoryzacja MBanku: Arkusz kalkulacyjny lub PDF
Kategoryzacja Kontomierz: Arkusz kalkulacyjny lub PDF
Tagi - czyli dodatkowy wymiar kategoryzacji
Zauważyłem, że opisywanie wydatków kategorią i podkategorią doskonale sprawdza mi się w większości przypadków, to czasami model ten jest nie do końca wystarczający. Oczywiście jestem w stanie dodać kolejny poziom podkategorii, ale nie jest to rozwiązanie, któremu chciałbym dać szanse. Jako przykład chciałbym tu podać kategorie transport. O ile rozbicie kategorii w tym obszarze wydaje mi się obecnie wystarczające to brakuje mi w nim pojazdu którego ten wydatek dotyczy. Dobrze było by sprawdzać, który pojazdów w danej kategorii koztuje mnie najwięcej i czy można jakoś zoptymalizować te koszty. Podobnie sytuacja wygląda w przypadku zwyczajów zakupowych członków mojej rodziny. Dobrze byłoby wiedzieć jak między nimi rozkładają się wydatki na ubrania, książki, art. papiernicze i gadżety.
Z pomocą w takim przypadku przychodzi dodatkowa klasyfikacja po tagach, która może zostać wykorzystana do wskazania środka transportu lub członka rodziny.
Chwilę się zastanawiałem, czy zamiast kategorii Wakacje nie powinienem używać właśnie tego wymiaru. Doszedłem jednak do wniosku, że nie wszystkie wydatki wakacyjne dotyczą wakacji, a przede wszystkim czy rzeczywiście potrzebuję takiego rozbicia.
Split czyli podział transakcji
Ostatnim elementem, który muszę omówić zanim przejdę do artykułu przedstawiającego prowadzenie wydatków w konkretnej aplikacji, jest tzw. split, czyli rozdzielenie jednej transakcji (jednego rachunku) na więcej niż jedną kategorię. Tak naprawdę podział transakcji na wiele kategorii jest największym atutem aplikacji do spisywania wydatków. Gdyby nie ta funkcjonalność większość użytkowników kończyła by z trochę dostosowanym arkuszem kalkulacyjnym.
W mojej aplikacji podział wydatków przedstawia się w następujący sposób. Po wybraniu kategorii do których chcemy przypisać dany wydatek zamiast przycisku zapisz pojawia się przycisk następne, który zabiera nas do formularza poniżej:
Wpisując poszczególne kwoty formularz dba, aby sumowały się do wartości paragonu podanego w poprzednim kroku. Klikniecie w zieloną kłódkę, zmienia ją na czerwoną i blokuje wiersz przed automatyczną zmianą.
Dzisiejszy artykuł dotyczący kategoryzacji jest jednym z najdłuższych do tej pory. Mam nadzieję, że dzięki niemu uda Ci się przygotować swój własny dopasowany do Ciebie model kategoryzacji przychodów i kosztów.
Oczywiście jak zawsze dziękuję, że dotarłeś aż tutaj. Dziś ze wzdlędu na długość tego wpisu są to szczególne podziękowania. Mam też do Ciebie ogromną prośbę. Napisz w komentarzu co sądzisz o dzisiejszym wpisie. Będzie to dla mnie motywator do dalszej pracy nad blogiem.
Jeżeli posiadasz własny inny model kategoryzacji chętnie poznam jego szczegóły, aby nauczyć się czegoś nowego 🙂
