Spisywanie wszystkich wydatków jest jedną z aktywności związanych z oszczędzaniem, która bardzo często napawa nas obawą, że zabraknie nam wytrwałości w realizacji tego aspektu. Dziś zdradzę Ci moje najważniejsze techniki, obserwacje i sposoby ułatwiające spisywanie. Staram się je stosować od czasu, gdy rozpocząłem spisywanie swoich paragonów. Mimo, ze moje doświadczenie w tym zakresie nie jest jeszcze największe, to opowiem Ci jak się do tego zabieram oraz ile pochłania mi to czasu. Już dziś wiem i zdradzę Ci jak powinieneś zorganizować sobie notowanie wydatków, abyś bez większych problemów mógł je wykorzystać przy planowaniu domowego budżetu. Pamiętaj, że spisywanie wydatków jest tylko jednym z kroków na drodze podejmowania świadomych decyzji finansowych. Znajomość własnych decyzji zakupowych pozwoli lepiej zaplanować przyszłe przepływy finansowe, dzięki czemu bez kłopotu będziesz sobie w stanie odpowiedzieć na co stać mnie w danym momencie, a także w przyszłości obejmującej kwartał czy nawet cały rok.
Jeżeli dobrze przemyślałeś swoją decyzję, o chęci zapanowania nad własnymi finansami i wiesz, że chcesz podejść to tego tematu na poważnie to ten wpis będzie dla Ciebie jednym z najcenniejszych na całym moim blogu. Czytając moje inne wpisy dotyczące budżetu i kosztów wiesz już, że jaki poziom kontroli nad budżetem trzeba osiągnąć, aby możliwe było sprawne i dokładne zarządzanie modelem przepływów. Planuję stopniowo przekazać Ci całą swoją wiedzę, ale jeśli zabraknie Ci tutaj jakiś informacji, które będą Cię powstrzymywać przed rozpoczęciem spisywania wydatków koniecznie daj mi znać w komentarzu.
Pierwszy krok na drodze - zbieranie paragonów
Pierwszym i zarazem najważniejszym nawykiem jest zbieranie paragonów za każdym razem kiedy wydajesz jakiekolwiek pieniądze. Gdziekolwiek robisz zakupy poproś o paragon i schowaj go do portfela. Zbieraj wszystkie “papierki” które dostajesz. Paragon jest tak samo istotny jak potwierdzenie płatności kartą. Dzięki temu będziesz w stanie przypisać paragon czyli konkretną płatność do odpowiedniego konta. Zbierając wszystkie kwitki będziesz mógł zastosować regułę, wg której jeżeli nie ma potwierdzenia z karty płatność była dokonywana gotówką.
W tym momencie warto wyjaśnić jedną kwestię dotyczącą nazewnictwa. W nomenklaturze używanej we wszystkich aplikacjach do kontroli wydatków, jak również innych stronach dotyczących finansów “kontem” nazywamy każde źródło pieniędzy, niezależnie czy jest to rachunek ROR, gotówka, karta kredytowa, a nawet lokata.
W tym momencie może nasuwać Ci się wiele pytań, na które postaram Ci się odpowiedzieć w dalszej części tego wpisu:
- Co jeśli sprzedawca nie da mi paragonu?
- Podczas przydrożnych zakupów lub zakupów na bazarze nie dostaję paragonu?
- Zniszczony paragon?
- Robię niewielki zakup i głupio mi prosić o paragon. Co robić?
- Zwrot produktów, a paragon?
Zacznę od tego, że zaczynając spisywanie wydatków w dzisiejszych czasach jesteś prawdziwym szczęściarzem. Obecnie większość z powyższych problemów praktycznie nie występuje. Działania organów podatkowych skutecznie ograniczyły problemy z paragonami. Pozwól jednak, że omówię powyższą listę punkt po punkcie.
Notoryczne kontrole urzędników skarbowych ograniczyły proceder nie wydawania paragonów. Mimo wszystko, czasami może się to nam jeszcze przytrafić. W takiej sytuacji należy po prostu o niego poprosić, bo dziś wszyscy wokół są świadomi, że sprzedawca ma obowiązek taki paragon wydać. Jeśli z jakiś przyczyn nie głupio Ci o niego prosić bo np robisz niewielki zakup lub z zupełnie innej przyczyny. Możesz powiedzieć, że robisz komuś zakupy i musisz się z nim rozliczyć, lub że mąż/żona wymaga rozlicza Ciebie.
Pamiętaj, że branie paragonów ma na celu ułatwienie Ci robienia zestawienia wydatków, ponieważ pod koniec miesiąca na pewno nie będziesz pamiętać wszystkich swoich zakupów. A jeśli nie będziesz pamiętać, to pojawią Ci się różnice pomiędzy stanem konta, a wydatkami. A jak zapewne wiesz “manko’ nie jest jest oczekiwanym stanem w żadnej kasie.
Obecnie kupując na bazarach lub u przydrożnych sprzedawców przeważnie dostajemy paragony. W najgorszym przypadku praktycznie zawsze mamy przy sobie telefon i zapisać sobie w nim notatkę lub wysłać do siebie, krótką wiadomość/maila.
Czasami zdarza się, że oddając jakiś produkt do sklepu sprzedawca chce nam zabrać paragon. W takim przypadku możemy poprosić, o kopię tego paragonu co na pewno nie będzie problemem dla sprzedawcy.
Ostatni problem dotyczy zniszczenia paragonów. Niestety w tej kwestii niewiele zmieniło się przez ostatnie lata. Paragony nadal lubią wyblaknąć lub zmienić się w czarny kawałek papieru. Prowdząc od lat działalność gospodarczą nauczyłem się robić zdjęcia, a teraz nawet skany wszystkich paragonów. Zabezpiecza mnie to na ewentualność zgubienia lub zniszczenia paragonu.
Na koniec dodam, że decydując się na spisywanie wydatków zapewne zdecydujesz się na korzystanie z aplikacji, która pomoże Ci w tym monotonnym zajęciu. Patrząc na wszystkie powyższe problemy możesz rozwiązać je zapisując od razu dany wydatek w aplikacji. Obecnie dostępne na rynku rozwiązania są w stanie podpowiadać Ci wartości większości pól co prawi, ze taki wpis nie zajmie więcej niż kilka lub kilkanaście sekund.
Częstotliwość spisywania wydatków
Drugim krokiem po rozpoczęciu zbierania paragonów jest ich ewidencja. Zapewnie zastanawiasz się jak często to robię i ile czasu zajmuje mi spisywanie wydatków. Nie mierzę tego dokładnie, ale spisanie wydatków wg obecnie wykorzystywanych kategorii nie zajmuje mi więcej niż 30-50 minut tygodniowo. Wydaje mi się, że gdy robię to na bieżąco, zajmuje mi to mniej czasu, ponieważ często robię to w trakcie innej czynności. Mimo zalet, codzienne spisywanie może wiązać się z pewnymi zagrożeniami. W przypadku opuszczenia kilku dni ilość pracy rośnie kilkukrotnie i coraz ciężej jest się zmotywować do działania i koniec końców często przestajemy robić to co zaczęliśmy.
W mojej opinii warto od początku przyzwyczaić się do spisywania wydatków w tracie jednej sesji w tygodniu. Można połączyć to zadanie np. z analizą wykonania budżetu lub ze zleceniem przelewów na cały kolejny tydzień. Wydaje się, że najlepszym momentem do tego będzie fragment weekendu, kiedy ewentualne kwestie budżetowe będzie można skonsultować z rodziną.
Spisywanie wydatków może być nie miłym doświadczeniem. Psychologiczny wpływ widoku wszystkich wydatków oraz kwot do jakich się sumują, może wywierać na Ciebie negatywny wpływ. Warto starać się podchodzić do tej czynności na chłodno, by z dystansem podchodzić do wszystkich pozycji na paragonach, nawet gdy ktoś inny jest odpowiedzialny za kontrowersyjny wydatek.
Zbierając paragony warto na koniec każdego dnia wyciągać je z portfela i odkładać do konkretnego miejsca. Trzymając wszystkie paragony z całego tygodnia w portfelu możemy irytować się bałaganem, które w nim robią.
Najważniejszym przy elementem przy zbieraniu i spisywaniu rachunków jest brak wiary we własną pamięć. Wierząc w nią będziemy z różnych przyczyn czasami odchodzić od ustalonych reguł, co będzie prowadzić do ryzyka powstawania dziur w naszych notatkach. To z kolei będzie podważać skuteczność naszych działań i prowadzić do przerwania procesu.
Twój pierwszy spis
Gdy nadejdzie już dzień w którym spisujesz swoje wydatki warto, abyś przed rozpoczęciem procesu ich spisywania uporządkował i posegregował posiadane potwierdzenia i paragony.
W pierwszej kolejności powinieneś skupić się na przyporządkowaniu paragonów do potwierdzeń oraz rozdzielenia wydatków z różnych kont na osobne kupki. Większość narzędzi do ewidencji wydatków pozwala na wprowadzanie ich z poziomu poszczególnych kont, więc taki podział usprawni proces zapisywania poszczególnych pozycji. Przykładowo będziesz mieć następujące kupki:
- wydatki gotówkowe (te bez potwierdzeń)
- wydatki z karty debetowej
- wydatki z karty kredytowej
Rozpoczynając spisywanie rachunków wybierasz po prostu kolejne konta w programie i spisujesz wszystkie wydatki z danego konta, a następnie przechodzisz do kolejnego i powtarzasz proces przechodząc przez kolejne kupki. Zapewne zastanawiasz się jak w prosty sposób podzielić potwierdzenia na poszczególne konta. Ja nauczyłem się odnajdywać na potwierdzenie ostatnie cyfry numeru karty i patrząc na nie od razu wiem, której karty dotyczą.
Nie przejmuj się jeśli pierwsze spisywanie wydatków zabierze Ci sporo czasu. Każda kolejna sesja będzie budować Twoje doświadczenie w tym zakresie, a wraz z doświadczeniem czas potrzebny na spisanie paragonów coraz bardziej będzie się kurczył.
Pamiętaj również, że jesteś tylko człowiekiem i jakiś papierek może Ci się zagubić i będziesz miał paragon bez konta lub wydatek na koncie bez paragonu. Postaraj się wtedy sięgnąć pamięcią czego mógł tyczyć taki wydatek lub skategoryzuj go jako “inny”, abyś mógł wrócić do niego gdy znajdzie się zguba. Jeżeli nie znajdzie się będziesz mieć wydatek na liście z oznaczeniem, że nie do końca jest pewny i nie powinien być używany do przyszłych analiz.
Twój pomocnik - program do budżetu domowego
Spisując wydatki możemy posłużyć się kartką, własnoręcznie stworzonym arkuszem kalkulacyjnym lub dedykowanym programem. Mimo różnych rozwiązań, które widziałem dedykowany program niesie za sobą najwięcej zalet. Wymienię tutaj jedynie kilka z nich:
- Możliwość korzystania na różnych urządzeniach w domu i na zewnątrz
- Poste wprowadzanie i kategoryzowanie wydatków
- Możliwość integracji z bankiem
- Bieżąca kontrola nad saldem w jednym miejscu
- Lista zaplanowanych płatności
- Symulacja przepływów finansowych pozwalająca na sprawdzenie stanu finansów w przyszłości
- Mnogość raportów według wielu kryteriów i przekrojów
- Tworzenie budżetów i weryfikacja ich realizacji
Tak naprawdę to właśnie gotowe raporty oraz możliwość tworzenia własnych są główną przewagą gotowych systemów, ponieważ właśnie dzięki takim raportom jesteśmy w stanie odpowiedzieć na takie pytania:
- Ile wydałem na paliwo oraz serwis auta? Jak te wydatki rozkładają się na przejechany dystans?
- Ile wydałem na jedzenie na mieście?
- Ile wydałem na rozrywkę (kino, kręgle)?
- Ile wydałem na zeszłoroczne wakacje i jak rozkładały się te wydatki?
- Ile pieniędzy wydaje w poszczególnych marketach?
- Jak pracują moje inwestycje?
Pamiętajmy jednak, że wszystkie raporty w systemach to pochodna od danych. Jeżeli Twoje dane nie będą odpowiednio opisane raporty nie będą już tak dokładne. Wszystko kryje się w odpowiednich kategoriach…
Kategoryzacja wydatków czyli temat rzeka
Tak jak wspomniałem przed chwilą jakość raportów w każdym systemie jest wprost proporcjonalna do jakości danych. W systemach do analizy danych często pojawia się pojęcie ”Shit in Shit out”, mówiące o tym, że niskiej jakości dane wejściowe dadzą nam podobnej jakości dane na wyjściu. Z drugiej jednak strony rozbijanie wydatków zbyt szczegółowo spowoduje, że nie będziemy ich spisywać, ponieważ będzie to nam zajmować zbyt wiele czasu. Oznacza to, że tworząc listę kategorii musimy wypracować kompromis pomiędzy czasem, który chcemy poświęcić na spisywanie wydatków, a dokładność raportów, które chcemy otrzymać. Bardzo częstym modelem są dynamiczne zmiany modelu kategorii w zależności od potrzeb. Przykładowo widząc, że w kategorii chemia domowo rosną nam wydatki, możemy spróbować rozdzielić kategorię lub wydzielić z niej interesujące nas wydatki. Rozpoczynając swoją przygodę z kategoryzacją warto zbudować mniej dokładny model, który nie zniechęci nas do spisywania wydatków dając nam jednocześnie wiedzę na ich temat.
Mój obecny model kategoryzacji opiszę w kolejnym artykule (czytaj także Kategoryzacja wydatków czyli droga do dobrych raportów i budżetu domowego). Do tego czasu skup się na przygotowaniu do procesu spisywania wydatków.
Nim przejdziesz dalej zachęcam Cię do zrobienia kilku zadań domowych:
- Zbieraj paragony i potwierdzenia oraz zaplanuj jak je efektywnie rozdzielać
- Przygotuj listę wszystkich kont
- Sprawdź programy do ewidencjonowania wydatków. Zobacz co oferują i wybierz program dla siebie.
- Zastanów się jak często będziesz spisywać wydatki. Zaplanuj czas na to.
Zachęcam Cię do działania i rozpoczęcia procesu spisywania wydatków. Powodzenia!!!
To już koniec dzisiejszego wpisu. Cieszę się, że nadal tu jesteś. Twoje doświadczenia i opinie w temacie spisywania paragonów są dla mnie bardzo ważne, bo chętnie poznam inne sposoby lub triki, które pomogą również mi. Proszę podziel się swoimi doświadczeniami w komentarzu poniżej. Daj znać o blogu swoim znajomym, aby idea oszczędzania i budowania stabilnej przyszłości była propagowana jak najszerzej.
