Bardzo długo zabierałem się na napisania tego artykułu. Zaczynałem chyba 4 razy i po kilku akapitach kończyłem kolejne podejście kasując stworzony tekst. Wydawać by się mogło, że to prosty temat, ale w zależności od wielu czynników, trzeba zastosować trochę inne podejście.
Początkowo chciałem zastosować terapię szokową i poprosić Cię, o przygotowanie takiego zestawienia z marszu udostępniając gotowy wzór w arkuszu kalkulacyjnym. Myśląc trochę nad tym uznałem, że nie jest to najlepszy pomysł. Mój arkusz, którego używam na codzień nie do końca sprawdzi się u osób, zarabiających inaczej. Robiąc zestawienie zupełnie inaczej będziemy podchodzić do analizy przepływów w przypadku pracy na etacie, niż prowadząc działalność gospodarczą, kiedy musimy podjąć decyzję czy chcemy analizować firmę i wydatki osobiste razem czy osobno. Dodatkowo w drugim scenariuszu możemy przenieść część kosztów do firmy, mamy również możliwość decyzji dotyczących sposobu rozliczania i płacenia podatków. Ostatecznie pisząc ten artykuł będę modyfikować wzór zestawienia, aby stał się dużo bardziej uniwersalny i tym samym odpowiedni dla szerszej grupy odbiorców.
Zastanawiasz się pewnie jaki jest cel przygotowania takiego zestawiania. Mówiąc najprościej jak to tylko możliwe analiza przepływów finansowych ma Ci odpowiedzieć na jedno pytanie: “czy jesteś pod wodą“, czy może “stabilnie pływasz na powierzchni”. Oczywiście siła i możliwości takiego zestawienia są dużo większe. Dobrze przygotowany bilans może być podstawą planu redukcji zobowiązań, budowy stabilnej przyszłości, zwiększania swojej wartości netto (o wartości netto możesz przeczytać w artykule “Ile jestem warty – jak policzyć swoją wartość netto”) oraz budowy bogactwa. Patrząc na przepływy finansowe możemy znaleźć odpowiedź na poniższe pytania:
- Ile w rzeczywistości zarabiam?
- Czy i jakie mam oszczędności oraz jakie mam z nich korzyści?
- Jakie są moje koszty stałe a jakie nieregularne?
- Co zabiera mi najwięcej pieniędzy?
- Ile pięniędzy wydaje miesięcznie, kwartalnie, rocznie?
- Ile mogę oszczędzać lub inwestować?
- Ile kosztuje obsługa mojego zadłużenia?
- Ile pieniędzy znika mi między placami?
Twoja mapa finansów
Życie każdego z nas pisze wiele historii, które pokazują nam, że warto mieć plan na swoje finanse. Kiepski plan może znacząco podnieść nam ciśnienie i sprawić wiele kłopotów w przypadku wystąpienia nie planowanych wydatków. W dzisiejszych czasach dużo częściej niż kiedyś musimy liczyć głównie na siebie, warto więc planując swoje finanse zachowywać większy margines bezpieczeństwa. Z drugiej strony bardzo często nasze projekcje i wyobrażenia dotyczące potencjalnych problemów, mogą powodować u nas poczucie strachu, które może działać na nas paraliżująco. A to czego się boimy jest przez nas wyolbrzymiane i nadmiernie komplikowane, a to nie pozwala rozwiązywać potencjalnych problemów. Niestety nasze problemy w większości nie rozwiązują się same i bez naszej pracy nie da się ich rozwiązać.
Chcąc narysować mapę naszych finansów, aby zaplanować nasz sposób działania, w pierwszym kroku musimy określić gdzie obecnie się znajdujemy, jaka jest nasza sytuacja i czym tak naprawdę dysponujemy. Gdy będziemy już wiedzieć na czym stoimy, czyli patrząc od strony finansów poznamy swoje przychody i koszty, to możemy przystąpić do kolejnego kolejnego kroku i zaplanować konkretne działania. Pamiętaj, aby takie plany zawsze dostosowywać do Twoich realiów. Zupełnie inaczej wyglądają możliwości i priorytety osoby o dużych zarobkach oraz dużych kosztach, a inaczej osoby o średnich zarobkach i małych kosztach. W obu przypadkach jedno jest pewne, bez spisania obecnej sytuacji nie da się w pełni niczego planować. To tak jak mapą, kiedy mając punkt docelowy bez punktu początkowego nie da się wytyczyć trasy.
Zestawienie przepływów finansowych to właśnie taki punkt startowy na mapie Twoich finansów. Tutaj chciałbym zatrzymać się na chwilę celem wyjaśnienia mojego podejścia do sprawy inwentaryzacji finansów. Aby dokładnie określić punkt, w którym obecnie się znajdujesz konieczne jest dokładne poznanie Twoich kosztów stałych i zmiennych w odpowiednio skategoryzowanej formie. Mam jednak świadomość, że proces ten może być trudny, a dodatkowo w chwili obecnej możesz nie dostrzegać jego korzyści. Proponuję Ci zatem przygotowanie zestawienia finansowego, na bazie szacunkowych danych, obarczonych marginesem błędu. Wskażę ci również sposoby, aby wpisywane przez Ciebie dane, były jak najbardziej zbliżone do rzeczywistych wartości.
Dzban złota na końcu tęczy - ile i jak zarabiam
Zestawienie przepływów to nic więcej jak bilans naszych przychodów i kosztów. Strona przychodów, mimo różnych sposobów zarabiania pieniędzy jest dużo prostsza do zinwentaryzowania niż strona kosztowa. Zarabiane pieniądze przeważnie bezpośrednio wpływają na nasze konto bankowe. W przypadku kosztów ich identyfikacja może być trochę trudniejsza. Nie martw się tym jednak. Na tym etapie postaraj się odnaleźć jak najwięcej z nich. Możesz od razu otworzyć załączony poniżej szablon i równolegle czytając artykuł uzupełniać omawiane dane.
Zaczniemy od łatwiejszej strony czyli od przychodów. Szablon podzielony jest został zaplanowany tak, aby pozwalał wpisywać osobno przychody miesięczne i oraz przychody nieregularne. Tak samo jak w przypadku innych udostępnianych przeze mnie arkuszy uzupełniamy tylko pomarańczowe pola. Pozostałe pola, to pola obliczeniowe, które uzupełnią się automatycznie. Jeżeli uzyskujesz przychody z większej liczby źródeł możesz po prostu dodać kolejne wiersze i wpisać tam swoje dane.
Na uwagę zasługuje również wiersz “Wynagrodzenie z firmy”, które nie posiada pomarańczowych pól. Wiersz ten pochodzi z zakładki “Firmowe”, która pozwala na przeprowadzenie analizy przepływów prowadzonej działalności. Wynik bilansu firmy staje się wartością wypłaty do finansów osobistych. Temat optymalizacji przepływów firmowych w połączeniu z przepływami osobistymi to temat na osobną serię artykułów, ponieważ odpowiednie decyzje na w tym zakresie mogą znacząco wpływać na Twoje finanse.
Przychody możemy podzielić na dwie główne kategorie ze względu częstotliwość. Pierwsza z nich to przychody miesięczne, natomiast druga to przychody otrzymywane jednorazowo lub rocznie, którą określimy jako przychody nieregularne.
Miesięczne przychodym to w szczególności:
- Przychód z firmy – to wartość wypłaty netto z prowadzonej firmy. Wrócę jeszcze do tego tematu na końcu dzisiejszego wpisu.
- Pensja wpływająca co miesiąc na konto – do arkusza wpisujesz wartość netto, czyli to co w rzeczywistości trafia na Twoje konto, czyli środki, którymi możesz dysponować
- Dodatkowe zarobki – praca realizowana po godzinach w ramach umów zleceń, o dzieło itd.
- Przychód z wynajmu – przychód od najemców posiadanych nieruchomości.
- Przychód z lokat bankowych – przychód z lokat i kont oszczędnościowych po odliczeniu podatku Belki
- Premie i cashbacki od banków – pieniądze otrzymywane za realizowane transakcje od banków
- Inne przychody (programy afiliacyjne, reklamy) – inne przychody związane z Twoją aktywnością
W oddzielnej grupie przychodów możesz wpisywać wszystkie przychody, które otrzymujesz rocznie lub nie regularnie. W arkuszu takie przychody podajemy jako zsumowane przychody roczne. Do tej grupy zaliczam:
- Premie – okresowe premie za prace (kwartalne, roczne)
- Zwroty z podatku – to wszelkie zwroty związane z ulgami podatkowymi lub wspólnym rozliczaniem z małżonkiem
- Dywidendy
- Przychody z inwestycji na giełdzie lub w fundusze inwestycyjne – pamiętaj, że tutaj wpisywane są prawdziwe przychody uzyskiwane dopiero w momencie sprzedaży
- Sprzedaż starych rzeczy – wszelkie przychody uzyskane ze sprzedaży starych nie potrzebnych rzeczy
- Inne nieregularne przychody – w moim przypadku jest to moja raczkująca sprzedaż zdjęć, która jest bardzo nieregularna
Przychody wpisane do powyższych grup zostaną automatycznie zsumowane do wartości rocznych oraz średnich wartości miesięcznych.
Na lewo koszt, na prawo koszt - czyli ile wydaję
Tak jak pisałem na początku wpisu przychody to ta łatwiejsza część analizy przepływów. Najtrudniejszy element dopiero przed nami. Nie martw się jednak jeżeli Twój proces spisywania wydatków dopiero się zaczął. W takim przypadku będziemy posługiwać się szacunkowymi wartościami, które mieszczą się dopuszczalnym dla Ciebie zakresie błędu.
Tak samo jak w przypadku przychodów koszty również podzielimy na miesięczne, czyli stałe, oraz koszty nieregularne.
Jeżeli nie masz jeszcze gotowej kategoryzacji (możesz o niej przeczytać we wpisie “Kategoryzacja wydatków czyli droga do dobrych raportów i budżetu domowego”) sugeruję, byś na początku wpisał listę kosztów które przychodzą Ci do głowy. Nie zastanawiaj się na razie nad poszczególnymi kwotami, gdyż uzupełnimy je potem. Na razie skup się jedynie na tym, by zanotować wszystkie twoje wydatki.
Stałe koszty, które powinieneś uwzględnić w swojej liście to np:
- Czynsz
- Opłaty za media – prąd, gaz, woda itd.
- Podatki i opłaty (np. abonament RTV)
- Dostęp do internetu
- Telefon
- Telewizja
- Subskrypcje
- Raty kredytów (hipotecznych, gotówkowych, zakupy ratalne)
- Ubezpieczenia – zdrowotne, na życie, mieszkaniowe, kredytu
- Paliwo i serwis
- Bilety komunikacji miejskiej
- Rozrywka
- Prezenty
- Opłaty za karty i inne opłaty bankowe
- Edukacja
- Inne wydatki miesięczne
Po wpisaniu wszystkich stałych kosztów arkusz automatycznie przeliczy je na roczne.
W kolejnym kroku musisz zastanowić się nad kosztami, które ponosisz w jednorazowo lub w rzadszych okresach. W przypadku tych kosztów, do arkusza wpisujesz rocznie wartości tych kosztów. Tutaj mogą trafić np takie koszty:
- Ubezpieczenia – tylko te, które opłacane są rocznie np. OC, AC, ubezpieczenie mieszkania
- Przeglądy i naprawy skutera, samochodu
- Edukację (np. podręczniki, kursy itd.)
- Wakacje
- Zakupy RTV i AGD
- Inne nieregularne zakupy (komputer, oprogramowanie, nowe auto)
- Prezenty – sumaryczna roczna kwota, jaką zamierzasz wydać
- Inne wydatki
W przypadku kosztów nieregularnych arkusz automatycznie je zsumuje oraz wyliczy średnie miesięczne koszty na poszczególne wydatki (jako 1/12 wpisanych wartości). Patrząc na listę kosztów nieregularnych widać jak na dłoni jak duży mają wpływ na średnie miesięczne wydatki. Przykładowo rezygnacja z wymiany odkurzacza może pozwolić odciążenie naszego miesięcznego budżetu nawet o kilkaset złotych.
Jak i ile mogę oszczędzić - różnica przychodów i kosztów
Gdy uzupełnimy już wszystkie informacje poznamy nasze wszystkie przychody i koszty. Mając te informacje możemy określić czy i ile możemy odłożyć. Jeśli nasze koszty są mniejsze niż nasze przychody od razu widać, ile możemy odłożyć. Nawet jeśli nasze przychody częściowo mają nie regularny charakter i zdarzają się miesiące, w których toniemy pod wodą, to w skali roku jesteśmy na plusie i możemy tą nadwyżkę odłożyć lub zainwestować.
Arkusz wylicza również % udział wolnych środków, które możesz odłożyć. Stosując popularną zasadę 50/30/20 wiemy, że około 20% twoich przychodów powinieneś odkładać lub inwestować. Mając to na uwadze w przypadku gdy wskaźnik znajduje się powyżej 20% oznacza, że jesteś w bardzo dobrej sytuacji finansowej i masz solidny potencjał na stworzenie dobrego finansowego zaplecza. W przypadku, gdy otrzymany wynik oscyluje w zakresie 10-20% oznacza, że Twoja sytuacja nadal jest dobra, ale musisz uważniej planować budowę swojej poduszki finansowej.
Jednak w przypadku, gdy wskaźnik znajduje się poniżej 10%, a w szczególności jeżeli ma wartość ujemną (wydajesz więcej niż zarabiasz czyli żyjesz ponad stan), musisz pilnie usiąść do swojego zestawienia i poszukać dodatkowych oszczędności lub źródeł nowych przychodów.
Podsumowanie - co teraz powinieneś zrobić.
Będąc w sytuacji, w której Twoje koszty przekraczają przychody wiesz, że musisz się wziąć ostro do pracy, aby nie wpaść w poważniejsze kłopoty. Szukanie oszczędności w budżecie jest dużo prostszym zadaniem niż szukanie nowych źródeł dochodów. Na blogu będę rozwijać temat optymalizacji i redukcji kosztów, ze szczególnym uwzględnieniem kosztów obsługi kredytów. Ty jednak nie musisz i nie powinieneś czekać, więc zachęcam Cię, abyś bez zbędnej zwłoki wziął się za szukanie oszczędności.
W jednym z poprzednich artykułów pisałem, że moje przepływy finansowe oscylują w okolicy zera. Będąc precyzyjnym mój udział wolnych środków znajduje się na poziomie 5%, ponieważ tyle średnio udawało mi się inwestować. Na chwilę obecną pomijam jeszcze fakt, nadchodzących negatywnych zmian w poziomie moich przychodów. Nie zmienia to faktu, że nadal brakuje mi sporo do podniesienia wskaźnika to oczekiwanego poziomu.
Załączony arkusz zawiera sekcje, których można wpisać pomysły na oszczędności w naszym budżecie. Nie musi być to nic skomplikowanego, a jedynie kilka prostych kroków, które sprawią, że jakaś część kosztów zostanie w Twoim portfelu. Przy każdym koszcie zastanów się nad następującymi elementami:
- Czy masz pomysł jak ten koszt obniżyć – rezygnacja z subskrypcji, zmiany w przyzwyczajeniach itd. Wpisz ten pomysł w kolumnę uwagi. Dodaj tam opis słowny, wpisz ewentualne pytania, plan działań, zagrożenia.
- Do jakiej kwoty możesz ten koszt obniżyć – co da Ci realizacja pomysłu
- Miesięczne oszczędności – wpisz formulę, która porówna obecne i docelowe koszty
- Określ termin realizacji pomysłu
Pamiętaj, że przygotowanie analizy przepływów robisz tylko i wyłącznie dla siebie, więc nie próbuj się zaciemniać lub spaczać obrazu. Oszukiwanie siebie jeszcze nigdy nie doprowadziło do niczego dobrego.
Żyje ponad stan - plan redukcji kosztów
Mam nadzieję, że czytając dzisiejszy wpis starałeś się w trackie jego czytania skorzystać z załączonego szablonu zestawienia finansowego. Jeśli jednak, wolałeś doczytać ten wpis do końca to najlepszy moment abyś zaczął go uzupełniać. Nie odkładaj tego na potem, tylko usiądź i zrób to teraz. Może się zdarzyć, że będziesz w stanie określić dokładnie wszystkich wpisywanych kwot. Zupełnie się tym nie przejmuj. Zapisz w tych pozycjach przybliżone wartości. Z czasem takich przybliżonych wartości będzie coraz mniej, a zestawienie będzie coraz bardziej dokładne.
Jeśli udało Ci się uzupełnić swoje zestawienie to serdecznie Ci gratuluje pierwszego kroku na drodze do zapanowania nad swoimi finansami i finansowej stabilności.
Zapisz sobie ten arkusz i wróć do niego za miesiąc aby, skorygować dane. W tym czasie zbieraj paragony (pisałem o tym tutaj Paragony, paragony – zaczynami spisywanie wydatków) i poznawaj swoje wydatki. Dzięki temu będziesz wiedział gdzie podziały się Twoje pieniądze i gdzie możesz szukać oszczędności. Mając kompletne zestawienie możesz porównać je ze stanem faktycznym konta. Jeżeli wszystko się zgadza pomiędzy arkuszem, a rzeczywistością to jesteś w bardzo dobrej sytuacji, jeżeli jednak część pieniędzy gdzieś znikła, to zastanów się czy na pewno uwzględnione zostały wszystkie Twoje wydatki.
W jednym z pierwszych artykułów pisałem, że będę udostępniał na blogu rzeczywiste dane. Aby dotrzymać słowa w przyszłym tygodniu na blog trafi moje zestawienie wraz z krótkim opisem. Mam nadzieję, że jego lektura pozwoli Ci na podniesienie jakości swojego zestawienia, abyś mógł czerpać z niego jak najwięcej korzyści.
Już dziś zapraszam Cię do lektury mojego zestawienia i ponownie dziękuję za poświecony czas na przeczytanie dzisiejszego wpisu. Zależy mi na Twoje opinii na temat tego wpisu i całego bloga. Podziel się w komentarzu swoimi przemyśleniami.
